O PROJEKTU

Na co je projekt zaměřen, odkud je financován a dokdy potrvá?

Hlavním cílem projektu M & M – Mentoring a Magistrát je vytvoření inovativní formy dalšího vzdělávání na úřadě – konkrétně vytvoření metodiky a modulu mentoringu pro úředníky Magistrátu hlavního města Prahy.
Projekt M & M Mentoring a Magistrát byl předložen 16.2. 2006 odboru zahraničních vztahů a fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy v rámci 3. výzvy JPD 3 (Jednotného programového dokumentu pro Prahu), priority 7.3. Rozvoj celoživotního učení, opatření 7.3.2. Rozvoj dalšího vzdělávání. Projekt úspěšně prošel věcným hodnocením ze strany nezávislých hodnotitelů, byl potvrzen výběrovou komisí a schválen usnesením Zastupitelstva hl. m. Prahy č. 39/13 ze dne 29.6. 2006. 9.8. 2006 bylo příjemci – Hlavnímu městu Praze – Magistrátu hl. m. Prahy – doručeno rozhodnutí o poskytnutí dotace č. JPD 3/389 ze státního rozpočtu ČR v rámci Jednotného programového dokumentu pro Cíl 3 regionu NUTS 2 hl. m. Praha spolufinancovaného ze státního rozpočtu ČR, rozpočtu hl. m. Prahy a Evropského sociálního fondu.

Co nás vedlo k vytvoření projektu?

Magistrát hlavního města Prahy se snaží využívat nejnovější poznatky v oblasti řízení lidských zdrojů. Uvědomuje si, jak je důležité zaměstnance motivovat, zapojovat je do důležitých úkolů a dávat jim prostor k maximálnímu využití jejich schopností. To ovšem vyžaduje, aby noví zaměstnanci co nejdříve pronikli do chodu úřadu a co nejpodrobněji se seznámili s prostředím svého pracoviště – po stránce profesní, institucionální i lidské. Zde je úloha mentora, aby v této orientaci mentorovanému pomohl. Mentorovaný se tak nemusí ostýchat na cokoliv se zeptat, neboť je tu někdo, kdo jeho dotazy nejen zodpovídá, ale zároveň i očekává. Tento vztah mentor–mentorovaný tak přispívá k přirozenému budování mezilidských vztahů na pracovišti a tím i k posílení soudržnosti a kooperace pracovního týmu.
Magistrát hlavního města Prahy se již delší dobu zamýšlel nad tím, jak zavést mentoring do personálních činností, které by měli zaměstnanci vykonávat. Od ledna 2006 sice začal platit nový Organizační řád MHMP, ve kterém se termín mentoring objevil, ale odezva na tuto inovaci byla vcelku mizivá. Zamýšleli jsme se nad důvody této situace a došli jsme k závěru, že je nutné dát našim zaměstnancům možnost pocítit, jaké skutečné výhody zavedení mentoringu na úřad přináší – výhody hmatatelné a užitečné nejen pro úřad, ale i pro nového zaměstnance.
Magistrát hlavního města Prahy zaměstnává aktuálně něco kolem 1 850 pracovníků. Fluktuace na jednotlivých odborech se obvykle pohybuje v průměru okolo 7,5%. Z našeho předběžného průzkumu vyplynulo, že počáteční tříměsíční zkušební doba a adaptační fáze je pro nové zaměstnance a také pro ty zaměstnance, kteří byli v důsledku organizačních změn přeřazeni na jinou práci i pro jejich kolegy a nadřízené, velmi problematická. Kromě vstupního školení, které musí každý nově nastupující zaměstnanec absolvovat a v jehož rámci se seznámí s úřadem jako celkem, neexistuje v rámci adaptace jiný systém, který by umožnil novým zaměstnancům snadnější zvládání této fáze a jejich stabilizaci.

Co si od projektu především slibujeme?

Podle světových výzkumů je v případě použití mentoringu nejen větší spokojenost zaměstnance, ale i jeho rychlejší zapracování; během prvních 12 měsíců je jeho výkonnost o 25% větší. Zavedení mentoringu povede z jedné strany ke snížení fluktuace zaměstnanců z důvodu rozvázání pracovního poměru v rámci zkušební doby a z druhé strany ke zvýšení efektivity a produktivity práce zaměstnanců úřadu.
Občan očekává od úřadu rychlé a srozumitelné vyřešení svých problémů, se kterými se může vypořádat jen úředník znalý problematiky a schopný komunikovat. A právě během mentoringu se obě dvě tyto stránky (komunikace a odbornost) neustále procvičují a připravují tak úředníka na možné problémové situace, se kterými se může ve své práci setkat.
Náš realizační tým je přesvědčen, že mentoring přispěje i k tomu, aby se pomalu změnil názor na chod úřadu a práci úředníků, který stále v současnosti není příliš pozitivní.

Co projekt přináší pro mentorované?

• Mentorovaní mají možnost si snadněji ověřit, jak se lze snadno a efektivně zapracovat v rámci vlastní pracovní činnosti.
• Mentorovaní se snadněji a rychleji orientují v chodu úřadu.
• Mentoring přináší i větší spokojenost zaměstnance na novém pracovišti nejen po stránce pracovní, ale i osobní (úkolem mentora je seznámit zaměstnance nejen s novou prací a pracovním prostředím, ale i s novými kolegy).
• Mentorovaní se snadněji a přirozeněji začleňují do pracovního týmu.

K usnadnění a zlepšení adaptačního procesu bude pro obě skupiny mentorovaných pracovní skupinou vytvořena „Příručka pro mentorovaného“ (nově nastupující zaměstnanec obdrží navíc příručku o MHMP). Příručka a následné informační setkání pomůže mentorovaným lépe pochopit jejich úlohu v projektu i přínos projektu pro ně samé.

Co projekt přináší pro mentory?

• Mentor se v průběhu mentorování naučí řadu interpersonálních dovedností, naučí se schopnostem vést druhé a dalším dovednostem, které podporují jeho osobní i profesionální růst.
• Mentor, na základě svých vlastních zážitků a zkušeností, objevuje při práci s mentorovaným nová východiska či podněty pro svoji práci. Mentor si osvojí znalosti a dovednosti, které se pozitivně odrazí v jeho profesionálním růstu a zároveň uplatnitelnost na trhu práce v hl. m. Praze.

K usnadnění a zlepšení práce mentorů bude pracovní skupinou vytvořen „Manuál pro mentora“. Manuál a následné školení pomůže mentorům zvládnout jejich roli tak, aby byla co nejefektivnější pro mentorovaného a co nejsnadnější pro mentora.

Kdo je mentorem a mentorovaným v našem projektu?

Projekt počítá se zapojením 30 osob v roli mentorů a 60 osob v úloze mentorovaných. Tento počet považujeme za dostatečný pro pilotní ověření a následné vytvoření metodiky pro budoucí mentorovaní všech nově přijímaných zaměstnanců do úřadu. Mentorovaní jsou vybíráni z řad nově nastupujících zaměstnanců a stávajících zaměstnanců, kteří začínají pracovat na jiném oddělení/odboru v důsledku organizačních změn. Mentoři jsou vybíráni především ve spolupráci s řediteli jednotlivých odborů. V rámci zabezpečení úspěšnosti projektu je kladen důraz na dobrovolnost a osobní zaujetí pro věc.